Thư xin lỗi khách hàng về sự cố

Bài viết giới thiệu cho người đọc quá trình cũng như những quy tắc đặc trưng để viết một lá thư xin lỗi khách hàng bằng giờ Anh.

Bạn đang xem: Thư xin lỗi khách hàng về sự cố


*

Tiếp nối phần trước của “Hướng dẫn viết thư xin lỗi quý khách hàng bằng giờ Anh“, người sáng tác sẽ cung cấp cho tất cả những người đọc cha cục hoàn hảo của một bức thư xin lỗi (Apology Letter). Từ đó, người đọc hoàn toàn có thể ứng dụng vào thực tế tương tự như bài thi giờ đồng hồ Anh (chẳng hạn TOEIC Writing question 7-8).

Cấu trúc riêng biệt của một bức thư thư xin lỗi người sử dụng bằng giờ Anh (Apology Letter)

Tuy bao gồm chung ba phần Heading, Salutation cùng Closing với những loại thư khác, Apology Letter gồm hai điểm khác hoàn toàn sau đây.

*

Title ( tiêu đề thư)

Ở mục này, bạn viết đề xuất viết ngắn gọn, xúc tích và ngắn gọn tiêu đề của bức thư cùng nội dung nên xin lỗi. Ko kể ra, Title là phần mê say sự triệu tập của tín đồ đọc thư, do đó đó là mục cần phải in đậm cùng viết ở phần tại chính giữa bức thư.

Ví dụ: Apology letter to lớn customer for delay shipment

Tạm dịch: Thư xin lỗi quý khách vì giao hàng chậm trễ

Hoặc

Apology letter khổng lồ customer for bad service

Tạm dịch: Thư xin lỗi khách hàng vì thương mại & dịch vụ kém

Body ( Phần thân bài)

Đây được xem là phần quan trọng đặc biệt nhất bởi vì nó là phần để người viết trình bày nội dung chính của thư và miêu tả lời xin lỗi chân thành của chính mình tới khách hàng. Theo một bài nghiên cứu của Đại học tập Ohio State của Mỹ, phần thân bài của một bức thư xin lỗi hiệu quả bao gồm sáu nhân tố sau:

Biểu lộ được sự ân hận hận (Expression of regret)Giải phù hợp (Explanation)Thừa nhận nhiệm vụ (Acknowledgement of responsibility)Đưa ra tuyên bố về việc tái phạm (Declaration of repetence)Giải pháp khắc phục và hạn chế (Offer of repair)Xin tha máy từ người sử dụng (Request for forgiveness)

Do đó body toàn thân của một bức thư xin lỗi cần bao gồm các văn bản sau đây.

Biểu lộ được sự ăn năn hận (Expression of regret)

Người viết chỉ dẫn một lời tuyên bố nhằm mục đích bày tỏ sự nuối tiếc về không đúng sót nhưng mình/ doanh nghiệp đã gây ra.

Một số mẫu câu thông dụng:

On behalf of our company, (Thay mặt công ty,)I apologize for… (Tôi xin lỗi vì…)Please accept my sincere apology for… (Xin vui lòng gật đầu đồng ý lời xin lỗi chân thành của tôi vì…)I am deeply sorry for… (Tôi chân thành xin lỗi vì…)

Ví dụ:

On behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

(Thay khía cạnh công ty, Tôi khôn xiết xin lỗi người tiêu dùng về kinh nghiệm không tốt của người tiêu dùng với hợp tác viên bán sản phẩm của chúng tôi, Linda)

Giải ham mê (Explanation)

Người viết lý giải nguyên nhân đến sai sót của mình/ công ty.

Một số chủng loại câu thông dụng:

Due to.. (Bởi vì..)Upon thorough đánh giá of the situation, we narrowed the cause to.. (Sau khi xem xét kĩ lưỡng tình hình, cửa hàng chúng tôi cho rằng vì sao là..)The reason for < sai sót/ hưởng thụ không xuất sắc của khách hàng> is that.. (Nguyên nhân của là…

Ví dụ:

The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training.

(Nguyên nhân của sự trải nghiệm không tốt của quý khách là do Linda là nhân viên cấp dưới mới mà shop chúng tôi đang đào tạo)

*

Thừa nhận nhiệm vụ ( Acknowledgement of responsibility)

Người viết thừa nhận trọng trách của mình/ công ty đối với sai sót.

Một số chủng loại câu thông dụng:

I was wrong in what I did, và I accepted responsibility for my actions. (Hành rượu cồn của tôi là không nên trái cùng tôi xin trọn vẹn nhận trọng trách về hành vi của mình)I take full responsibility for the situation. (Tôi xin hoàn toàn nhận trọng trách về trường hợp đã xảy ra)I take full responsibility for < không đúng sót> (Tôi xin hoàn toàn nhận nhiệm vụ về )

Ví dụ:

I take full responsibility for her unprofessional behavior. (Tôi xin hoàn toàn nhận nhiệm vụ về cách biểu hiện thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.)

Đưa ra tuyên bố về việc tái phạm (Declaration of repetence)

Người viết giới thiệu lời hứa/ cam đoan sẽ không tái phạm sai sót.

Một số mẫu mã câu thông dụng:

Please be assured that this type of situation will never happen again. (Xin người sử dụng yên tâm, trường hợp tương tự sẽ không bao giờ xảy ra nữa.)As a testament to lớn our strive for perfection, we have taken steps lớn ensure that this will never happen again. (Như một bằng chứng cho nỗ lực của công ty chúng tôi vì sự trả hảo, shop chúng tôi đã thực hiện một số giải pháp để bảo đảm an toàn rằng vấn đề này sẽ không lúc nào xảy ra nữa.)

Giải pháp hạn chế (Offer of repair)

Người viết chỉ dẫn những khuyến cáo để sửa hoặc giảm sút các ảnh hưởng tác động tiêu rất của sai phạm.

Một số mẫu mã câu thông dụng:

To trang điểm for your experience at , I would like to… (Để bù đắp mang đến trải nghiệm khong tốt của người tiêu dùng tại < tên công ty>, tôi xin được…)On behalf of our company, I would like to…. (Thay mặt công ty của chúng tôi, tôi xin được..)Because of this serious oversight, we are going to lớn provide you with… (Vì sự hưởng thụ không giỏi này, chúng tôi xin được tặng kèm quý khách…)

Ví dụ:

On behalf of our company, I would like to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company.

(Thay mặt công ty của chúng tôi, tôi xin được khuyến mãi quý khách hàng một voucher giảm ngay 30% các sản phẩm mà quý khách sẽ tải ở công ty cửa hàng chúng tôi vào lần tới.)

Xin tha thứ từ quý khách hàng (Request for forgiveness)

Người viết xin sự tha thứ từ khách hàng.

Một số chủng loại câu thông dụng:

I sincerely ask for your forgiveness. (Tôi chân thành cầu xin sự tha vật dụng của quý khách.)I hope you will accept this gesture of apology. (Sử dụng ngay sau thời điểm đưa ra giải pháp.)(Tôi mong rằng quý khách đồng ý cử chỉ này như môt ý muốn lỗi của bọn chúng tôi.)

Dưới đó là một ví dụ hoàn hảo của một bức thư xin lỗi tới khách hàng.

Xem thêm: Top 9 Phim Quái Vật Hàn Quốc Hay, Đáng Sợ Nhất, Xem Phim Quái Vật

Nguyen Van AHR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

To:

John Smith85, Settlement street, Bundoora, Melbourne, Australia

Apology letter to lớn customer for bad service

Dear, Mr. SmithOn behalf of our company, I am deeply sorry for your bad experience with our sales associate, Linda.

The reason for your bad experience is that Linda is our new employee that we have been training. I take full responsibility for her unprofessional behavior.Please be assured that this type of situation will never happen again.On behalf of our company, I would like to give you a voucher for 30 percent off for your next purchase in our company. I hope you will accept this gesture of apology

Yours in service,Nguyen Van A

HR ManagerABC Trading Company Limited27, Le Van Luong street, Thanh Xuan District, Hanoi, Vietnam

Tạm dịch:

Tới:

John SmithSố 85, Đường Settlement, phố Bundoora, tp Melbourne, Châu Úc.

Thư xin lỗi người tiêu dùng vì thương mại dịch vụ kém

Kính gởi Ngài Smith,

Thay khía cạnh cho công ty của chúng tôi, tôi cực kì xin lỗi Ngài vì chưng trải nghiệm không giỏi của Ngài với Linda, hợp tác viên bán sản phẩm của chúng tôi.

Lý do cho sự trải nghiệm không tốt này của Ngài nguyên nhân là Linda là nhân viên cấp dưới mới mà cửa hàng chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin trọn vẹn chịu trách nhiệm về hành vi thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.

Xin Ngài hãy yên trung ương rằng loại tình huống này đã không lúc nào xảy ra nữa.Thay mặt công ty chúng tôi, tôi xin được khuyến mãi Ngài một phiếu giảm ngay 30% đến lần mua sắm và chọn lựa tiếp theo của Ngài tại doanh nghiệp chúng tôi. Tôi mong muốn rằng Ngài sẽ gật đầu đồng ý cử chỉ này như môt nhu cầu lỗi của chúng tôi.

Luôn hân hạnh được ship hàng Ngài,Nguyễn Văn A

Một số chú ý khi viết thư xin lỗi người sử dụng bằng tiếng Anh

*

Ngôn ngữ

Bức thư xin lỗi tới khách hàng được áp dụng trong môi trường thao tác làm việc trang trọng, biểu đạt sự chuyên nghiệp của tín đồ viết nên ngôn từ được thực hiện khi viết thư đề xuất phải thanh lịch và diễn đạt sự tôn trọng đối với người đọc. Bởi đó, khi viết thư, người viết cần tránh sử dụng các từ viết tắt như “ isn’t, couldn’t,..” và vậy vào kia viết rất đầy đủ các từ bỏ thành “ is not, could not..”. Bên cạnh ra, fan viết tuyệt vời nhất không sử dụng các từ lóng hoặc những từ đả kích, xúc phạm tới người đọc.

Không nhiều năm dòng

Khi viết thư, tín đồ viết cần bám sát vào mục đích của một bức thư xin lỗi là thừa nhận các thiết sót của khách hàng và chỉ dẫn các phương án nhằm nhận ra sự thông cảm từ khách hàng hàng. Bởi vì vậy, lúc viết thư, tín đồ viết không nên dài dòng, nhắc lể quá cụ thể và sản xuất những tin tức không cần thiết ngoài bài toán xin lỗi.

Ví dụ:

Lý do cho việc trải nghiệm không giỏi này của Ngài nguyên nhân là Linda là nhân viên mới mà cửa hàng chúng tôi đang đào tạo. Cô ấy mới tốt nghiệp được một thời gian và mới làm nghỉ ngơi chỗ công ty chúng tôi được 1 tháng. Vì vậy cô ấy vẫn còn chưa thạo bài toán lắm. Lúc ngài yêu mong cô ấy trình làng sản phẩm, cô ấy đang không reviews được và khiến ngài tất cả một kinh nghiệm không tốt.Tôi xin hoàn toàn chịu trọng trách về hành vi thiếu chuyên nghiệp của cô ấy.

Đây là 1 bức thư xin lỗi bao gồm nội dung dài dòng và không tập trung vào mục đích chính của thư. Mục tiêu chính lúc viết thư là người viết nhận lỗi của mình. Cho nên vì thế việc nói chuyện vượt nhiều khiến cho người đọc thư tất yêu tập trung nhận thấy sự hối lỗi thực tâm của bạn viết.

Sửa lại:

Lý do cho sự trải nghiệm không giỏi này của Ngài là do Linda là nhân viên cấp dưới mới mà chúng tôi đang đào tạo. Tôi xin hoàn toàn chịu trọng trách về hành vi thiếu bài bản của cô ấy.

Kết luận

Bài viết trên sẽ giới thiệu cho tất cả những người đọc về cách viết bức thư xin lỗi khách hàng bằng giờ Anhgửi mang lại khách hàng. Bên cạnh đó tác giả cũng cung cấp các thông tin về bố cục, các kết cấu thường được áp dụng trong từng phần của một bức thư, thuộc với một trong những lưu ý, nhằm giúp cho tất cả những người đọc rất có thể viết một bức thư xin lỗi kết quả và bộc lộ sự chân thành so với khách hàng.